MediReva: verhuur en depotbeheer

DE KLANT

MediReva Revalidatie is een gespecialiseerd bedrijf binnen de groep MediReva.  De activiteiten van het bedrijf omvatten verhuur, verkoop en depotbeheer van medische hulpmiddelen.  Met  hoofdkantoor en magazijn in Maastricht en bijkomende magazijnen in Helmond en Gronsveld, levert MediReva Revalidatie diensten en materialen in heel Nederland aan particulieren, ziekenhuizen en zorginstellingen.

DE UITDAGING

Te MediReva Revalidatie worden er wekelijks enkele duizenden bestellingen verwerkt.  De bestellingen omvatten zowel verbruiksartikelen als verhuurmaterialen.  Deze laatste keren na de verhuurperiode terug naar het magazijn waar ze worden gereinigd en/of gedesinfecteerd, geïnspecteerd, indien nodig hersteld en vervolgens opgeslagen.  De administratieve opvolging en verwerking van alle processen gebeurt in het Microsoft Dynamics NAV backofficepakket.

MediReva Revalidatie engageerde Aucxis om zoveel mogelijk manuele handelingen in de administratieve processen m.b.t. verhuur en depotbeheer te elimineren door het integreren RFID-technologie.  Hiermee werd beoogd een verhoogde efficiëntie te bekomen evenals een duidelijk en accuraat overzicht van de status van alle artikelen.

Het project bevatte voor Aucxis twee uitdagingen:

• Het selecteren van de meeste geschikte tag voor de toepassing en het ontwikkelen van een compact WMS-systeem dat naadloos koppelt met het Microsoft Dynamics NAV backofficepakket. De RFID-tag moest flexibel zijn zodat de patiënt die het materiaal gebruikt er geen hinder van ondervindt.  Bovendien moest de tag ook hitte- en waterbestendig zijn; vele materialen worden immers blootgesteld aan hoge temperaturen tijdens de reiniging.
• De koppeling met het WMS-systeem diende te worden gerealiseerd d.m.v. een transparante communicatielaag via Microsoft Dynamics Services.  Deze laag voorziet in verwerking, terugkoppeling en offline synchronisatie van de status van alle orders van met RFID-tag voorziene artikelen.

DE OPLOSSING

Werkwijze

Op de display verschijnt alle nodige data van het te picken item: artikel, serienummer, magazijnlocatie. De items voorzien van een RFID-tag worden één voor één gescand en op serienummer gecontroleerd zodat er geen vergissingen mogelijk zijn. Op het einde van de picking wordt het order klaargezet in de transportzone.  Vervolgens wordt er bij de aflevering bij de klant nogmaals een scanning uitgevoerd.

Alle stappen in het proces worden in real-time teruggekoppeld naar het backofficesysteem zodat de verantwoordelijke werknemers onmiddellijk kunnen weten in welke status een order zich bevindt.  Ook het retourproces van de servicematerialen wordt via RFID afgehandeld; de servicematerialen worden opgehaald, gereinigd en terug in het magazijn geplaatst aan de hand van een zogenaamd retourorder.

Alle werknemers kregen bovendien een RFID-pas die het mogelijk maakt te registeren wie welke actie uitvoert.

Materialen en software

• Als tag selecteerde Aucxis een laundry tag die tegemoet komt aan de vereisten m.b.t. flexibiliteit en duurzaamheid.  De tags worden geprogrammeerd met unieke informatie voor elk artikel.
• Voor het scannen van de artikelen beval Aucxis de Nordic ID Medea aan, een toekomstgerichte handheld, die de mogelijkheid tot scannen over 3G biedt.
• Aucxis ontwikkelde een WMS-pakket dat voorziet in een visueel aangestuurde, intuïtieve registratie voor picking, transport, levering, retour, reinigen, controle en reparatie.